Wakil Rektor II : Semua Dokumen Harus Mudah Diakses Saat Dibutuhkan

DSC_1106

Jember, 17 Oktober 2017

Wakil Rektor II Universitas Jember Drs. Wachju Subchan, MS., PhD. Mengatakan, salah satu tolak ukur layanan prima yang dilakukan oleh sebuah organisasi adalah sejauh mana dalam organisasi menyimpan dan memproses arsip dan pemberkasan dokumen. Sehingga semua dokumen yang ada dalam organisasi bisa dengan mudah diakses saat dibutuhkan.

“Apabila proses pengarsipan berkas dan dokumen dalam organisasi amburadul maka bisa dipastikan maka bisa dipastikan performa organisasi tersebut buruk. Oleh karena itu pengarsipan menjadi salah satu kegiatan penting dalam organisasi termasuk Universitas Jember,” ujar Wachju dalam acara pelatihan pemberkasan berdasarkan pola klasifikasi arsip secara digital dan manual di lingkungan Universitas Jember di aula lantai III kantor pusat Universitas Jember, (16/10).

Dalam acara yang diikuti oleh perwakilan Fukultas, UPT, dan unit kerja lain yang ada di Universitas Jember Wachju mengatakan, semua dokumen harus diproses dan disimpan sebagaimana aturan yang ada. Menurutnya, segala bentuk dokumen tidak boleh sampai hilang baik secara sengaja ataupun tidak sengaja.

“Tidak ada toleransi terhadap hilangnya dokumen. Semua dokumen harus disimpan dengan baik dan bisa terlacak dengan mudah terutama dokumen terkait pengadaan dan keuangan. Karena bisa saja dokumen tersebut dibutuhkan secara tiba-tiba saat dilakukan audit atau evaluasi,” imbuh Wachju.

Wachju mengajak kepada 90 peserta yang hadir agar bisa melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya di masing-masing unit kerja.

“Tugas dan tanggung jawab dalam pekerjaan merupakan hal yang tidak bisa dipisahkan dari nilai ibadah. Oleh karena itu, bekerja dengan baik dalam upaya terwujudnya kinerja yang solid dalam pola kerja sama  menjadi sebuah keharusan,” pungkas Wachju.

Dalam pelatihan sehari ini para pemateri dari UPT Kearsipan tidak hanya membekali para peserta dengan materi. Namun untuk lebih memahami materi yang disampaikan peserta diajak untuk melakukan praktek langsung dalam proses pengarsipan dokumen. (moen)